Tidak hanya dipakai pada perusahaan besar dan berskala internasional saja, nyatanya sales report menjadi berkas paling mendasar yang bisa dibuat oleh setiap jenis dan skala usaha. Memang, semakin besar sebuah bisnis maka akan semakin kompleks laporan penjualan yang dibuat. Namun yang serupa dari setiap bisnis adalah bahwa laporan ini selalu ada, karena menjalankan berbagai fungsi fundamental di dalam sebuah bisnis.
Laporan penjualan sendiri, untuk kamu yang mungkin sampai saat ini belum membuatnya, adalah dokumen yang mencatat banyaknya penjualan yang dilakukan perusahaan atau unit bisnismu setiap hari, setiap bulan, atau setiap tahun.
Informasi yang ada di dalamnya antara lain:
- Jumlah penjualan
- Total nilai penjualan
- Rata-rata nilai transaksi
- Jumlah upselling dan add-on
- Jumlah email keluar dan panggilan
- Rata-rata waktu respon dari feed yang disebar
- Rata-rata panjang siklus penjualan
- Jumlah prospek saat ini
- Jumlah perpanjangan
- Tingkat konversi bisnis
- Tingkat retur atau pengembalian produk
Dan masih banyak lagi tergantung dengan kebutuhan bisnis yang kamu punya.
Baca Juga: 4 Manfaat Brand Loyalty dan 5 Strategi Peningkatannya
Lalu Apa Fungsinya?
Berbicara tentang fungsi laporan penjualan sendiri akan terbagi dalam beberapa poin berbeda. Setiap poinnya bisa kamu cermati di bawah ini.
1. Data Penjualan Akurat
Laporan ini akan menunjukkan data akurat terkait penjualan secara rutin. Dari data penjualan ini, bisa didapatkan informasi lain seperti respon pelanggan, kanal paling efektif dalam upaya marketing, alokasi ulang pada anggaran pemasaran, segmentasi pelanggan, dan sebagainya.
2. Sebagai Bentuk Pertanggungjawaban
Dokumen ini juga menjadi salah satu bentuk pertanggungjawaban pada beberapa pihak yang terkait dengan bisnis yang kamu punya. Misalnya saja dari bagian sales untuk bagian manajer atau pemilik bisnis, kemudian untuk investor, dan untuk pihak bank yang akan atau sudah memberikan pinjaman modal.
3. Membantu Mengambil Keputusan
Basis data yang solid dan akurat, pada konteks apapun, selalu berfungsi untuk membantu pengambilan keputusan. Kualitas pengambilan keputusan akan banyak dipengaruhi dari data yang disajikan. Maka data yang ada di sales report akan jadi penting untuk pengambilan keputusan terkait penjualan dan pemasaran.
4. Optimasi Waktu dan Sumber Daya
Dari data penjualan yang dilaporkan ini, kamu juga bisa melihat prospek bisnis ke depan. Kira-kira apa yang membuat penjualan tinggi atau rendah? Optimasi waktu dan sumber daya yang kamu punya harus dilakukan terus menerus dengan mengacu pada data penjualan ini. Perusahaan bisa mencapai titik optimal dalam waktu singkat, dan waktu serta sumber daya yang kamu punya bisa dimanfaatkan sebaik mungkin.
5. Monitoring Tim Sales
Jelas dengan laporan yang disajikan ini kamu juga bisa melakukan pengawasan pada tim penjualan yang kamu punya. Senantiasa memastikan tim bekerja sesuai rencana dan pada performa yang ditargetkan akan dapat dilakukan dengan mudah lewat dokumen ini.
Cara Membuat Sales Report untuk Bisnis
Sebenarnya kamu bisa membuat sales report sesuai dengan kebutuhan bisnis. Tapi secara umum, ada beberapa langkah ideal yang dilakukan untuk membuat laporan ini.
1. Jenis Laporan
Menjadi langkah pertama, kamu harus menentukan dulu jenis laporan yang kamu ingin buat. Report ini pada akhirnya tidak sekedar data yang disajikan saja, tapi juga soal penyajian datanya. Kamu bisa menggunakan berbagai template laporan penjualan atau modul yang bisa membantu menyusunnya dengan menarik.
2. Siapa Audiens dari Laporan Ini?
Laporan penjualan juga akan menyesuaikan dengan audiens yang akan menerima laporan ini. Ketika akan mempresentasikan pada eksekutif misalnya, maka laporan akan berbentuk lebih ringkas, tapi memuat banyak jenis laporan.
3. Periode Laporan
Langkah ketiga adalah menentukan periode laporan penjualan yang ingin disampaikan. Bisa berupa laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Bandingkan dengan periode sebelumnya yang setara, untuk tahu dinamika penjualan yang terjadi.
4. Cantumkan Informasi yang Tepat
Setelah itu kamu bisa memutuskan data apa saja yang akan dicantumkan. Sebisa mungkin hanya cantumkan data-data yang kira-kira relevan saja, sehingga laporan yang disajikan tidak terlalu padat dengan data atau kata-kata.
5. VIsualisasi Data
Bisa menggunakan grafik, diagram, atau bahkan infografis, yang pasti langkah kelima ini bertujuan agar audiens presentasi sales report bisa melihat secara mudah statistik yang disajikan dalam laporan dan sajian ini.
6. Cek Kembali
Sebelum dipresentasikan, sangat dianjurkan agar kamu memeriksa kembali semua data dan sajian yang akan ditampilkan. Pastikan semua data sudah benar, dan memiliki acuan yang jelas pada kondisi riil sehingga audiens mengetahui kondisi sebenarnya.
7. Sajikan Sales Report
Langkah terakhir, presentasikan dan sampaikan semua data secara gamblang agar tidak terjadi miskonsepsi pada audiens dan penyampai data.
Optimalkan Sales Report dengan iSeller
Untuk urusan penyusunan dari sales report sendiri kamu bisa mengandalkan fitur dari iSeller. Menyediakan fitur Reports & Analytics, POS System dari iSeller akan banyak membantu urusan penyusunan ini.
Ada beberapa kelebihan utama yang akan bisa kamu rasakan secara langsung.
- Pertama, kamu bisa menemukan banyak sekali klasifikasi laporan penjualan
- Kedua, kamu bisa menambahkan berbagai data laporan penjualan
- Ketiga, kamu bisa menambahkan berbagai dimensi yang kamu inginkan
- Keempat, penambahan metric laporan yang diperlukan
Semua fitur di atas bisa kamu langsung gunakan saat kamu sudah menerapkan iSeller dalam sistem bisnismu. Template yang tersedia juga lengkap, jadi kamu tidak lagi perlu repot mencari format sales report yang tepat. Kamu juga bisa langsung melihat detailnya dengan klik di sini, untuk bagian sales report dari iSeller.
Baca Juga: 4 Tips Bikin Daftar Menu Digital Kekinian yang Fungsional
Itu tadi sekilas mengenai sales report, cara membuatnya,dan keuntungan menggunakan POS System ISeller dalam pembuatan laporan ini. Kamu bisa dengan mudah mengajukan COBA GRATIS sekarang, dan merasakan semua fitur handal dalam sistem milik iSeller!