Laporan tutup kasir juga dikenal sebagai laporan tutup harian atau laporan penutup kas. Dalam dunia akuntansi dan operasional bisnis, laporan ini merupakan dokumen penting yang berisi ringkasan seluruh transaksi keuangan dalam satu periode tertentu, biasanya di akhir hari operasional.
Namun, pada prakteknya, banyak pelaku usaha yang sering menemukan masalah seperti uang di laci kasir tidak sesuai dengan data di sistem, atau proses pengecekan kas yang memakan waktu lama. Jika hal ini sering terjadi, bisa jadi masalahnya bukan pada kasir, melainkan pada cara membuat laporan tutup kasir yang belum tepat.
Untuk itu, mari kita bahas lebih dalam mengenai cara membuat laporan tutup kasir yang akurat serta risiko kesalahan yang perlu dihindari.
Mengapa Laporan Tutup Kasir Itu Penting?
Pertama-tama, laporan tutup kasir berfungsi sebagai alat evaluasi harian. Dari laporan ini, Anda bisa melihat performa penjualan, metode pembayaran yang paling sering digunakan, hingga potensi kebocoran kas.
Selain itu, laporan tutup kasir juga membantu:
- Mencegah kecurangan dan kesalahan pencatatan
- Mempermudah proses audit internal
- Menjadi dasar laporan keuangan bulanan
- Memastikan arus kas tetap sehat dan terkendali
Dengan kata lain, semakin rapi proses tutup kasir, maka semakin kuat pula fondasi keuangan pada bisnis Anda.
Baca Juga: “Kenapa UMKM Butuh Aplikasi Kasir? Ternyata Ini 10 Manfaatnya“
Cara Membuat Laporan Tutup Kasir yang Akurat
Agar laporan tutup kasir benar-benar mencerminkan kondisi keuangan bisnis.
Ada beberapa langkah penting yang perlu dilakukan secara berurutan.
1. Tutup Semua Transaksi Harian
Langkah pertama, pastikan semua transaksi hari itu sudah benar-benar selesai. Sebelum mulai menghitung uang, cek kembali apakah masih ada pesanan yang belum diinput, ada pembayaran tertunda, dan refund atau void yang belum diproses.
Dengan menutup seluruh transaksi, Anda memastikan bahwa data di sistem sudah final. Selain itu, langkah ini akan mempermudah proses rekonsiliasi di tahap berikutnya.
2. Cocokkan Data Penjualan dengan Bukti Transaksi
Selanjutnya, cocokkan data yang ada di sistem kasir dengan bukti transaksi fisik maupun digital, seperti struk, nota, atau laporan penjualan harian.
Pastikan setiap transaksi yang tercatat memiliki bukti pembayaran. Jika ada transaksi yang dibatalkan, jangan lupa mencatat alasannya agar laporan tetap transparan. Dengan begitu, jika suatu hari terjadi audit atau pengecekan ulang, semua data dapat dipertanggungjawabkan.
3. Periksa Fungsi Perangkat Kasir
Kemudian, lakukan pengecekan terhadap seluruh perangkat kasir. Gangguan kecil seperti printer struk tidak mencetak dengan jelas, sistem tidak sinkron, atau jam di aplikasi yang tidak sesuai bisa berdampak besar pada laporan akhir.
Dengan perangkat yang siap dan sinkron, proses tutup kasir akan berjalan lebih cepat dan minim kesalahan.
4. Hitung Uang Tunai di Laci Kasir
Setelah itu, mulai hitung uang tunai secara teliti. Pisahkan uang berdasarkan nominal agar lebih mudah dihitung. Selain itu, pastikan Anda menghitung di tempat yang tenang agar tidak terjadi kesalahan.
Jika tersedia, gunakan money counter. Namun, jika tidak, sebaiknya lakukan penghitungan bersama kasir dan supervisor. Selain uang tunai, periksa juga voucher, kupon, atau deposit pelanggan yang masih tersimpan.
Langkah ini penting karena selisih kecil sekalipun tetap akan berpengaruh pada laporan akhir.
5. Catat Semua Metode Pembayaran
Berikutnya, catat seluruh metode pembayaran satu per satu, baik itu tunai, transfer, kartu debit atau kredit, QRIS, dan dompet digital.
Pisahkan antara pembayaran tunai dan nontunai agar lebih mudah di rekonsiliasi dengan laporan bank atau penyedia pembayaran. Dengan pencatatan yang rapi, proses pengecekan akan jauh lebih cepat.
6. Cocokkan Saldo Sistem dengan Uang Fisik
Setelah semua data terkumpul, bandingkan total saldo di sistem kasir dengan jumlah uang yang sudah Anda catat. Jika hasilnya tidak sama, jangan langsung panik.
Sebaliknya, periksa ulang beberapa hal berikut:
- Apakah ada transaksi yang belum diinput?
- Apakah ada pengeluaran kas kecil yang belum dicatat?
- Apakah ada kesalahan saat menghitung uang fisik?
Biasanya, selisih kecil terjadi karena kelalaian sederhana. Namun, jika selisih cukup besar, segera laporkan ke supervisor agar dapat ditelusuri lebih lanjut.
7. Buat Laporan Tutup Kasir
Jika semua data sudah sesuai, buat laporan tutup kasir yang berisi: total penjualan (tunai dan non-tunai), saldo awal dan saldo akhir, selisih kas (jika ada), catatan transaksi khusus, dan rangkuman pengeluaran kecil.
Gunakan format yang rapi agar mudah dibaca oleh manajemen. Dengan aplikasi kasir modern, laporan ini bahkan bisa dibuat otomatis lengkap dengan grafik dan ringkasan performa harian.
8. Verifikasi dan Simpan Laporan
Terakhir, mintalah kasir dan supervisor menandatangani laporan sebagai tanda bahwa data sudah diverifikasi. Setelah itu, simpan laporan dalam bentuk fisik dan digital.
Dengan penyimpanan yang rapi, laporan ini bisa menjadi arsip penting untuk kebutuhan audit, evaluasi, maupun perencanaan bisnis ke depan.
Baca Juga: “Ada Banyak Tugas Kasir, Saatnya Pilih Sistem yang Unggul!“
Risiko Kesalahan Saat Melakukan Laporan Tutup Kasir
Walaupun terlihat sederhana, proses tutup kasir memiliki banyak celah kesalahan.
Berikut beberapa risiko yang paling sering terjadi dan perlu dihindari.
1. Penutupan Tidak Sesuai Jadwal
Sering kali, kasir menutup kas sebelum shift benar-benar selesai. Akibatnya, ada transaksi yang belum tercatat dan menyebabkan selisih. Oleh karena itu, penutupan kasir sebaiknya hanya dilakukan setelah seluruh aktivitas penjualan benar-benar berakhir.
2. Pencatatan Transaksi yang Keliru
Kesalahan input nominal atau jumlah produk bisa berdampak langsung pada laporan akhir. Sekecil apapun nilainya, semua transaksi harus dicatat dengan akurat. Inilah mengapa pelatihan kasir menjadi sangat penting.
3. Tidak Melakukan Pemeriksaan Uang Palsu
Uang palsu bisa menjadi sumber kerugian besar. Jika uang palsu lolos ke laci kasir, maka laporan tutup kas akan tetap terlihat seimbang, tetapi nilai riil kas sebenarnya berkurang. Oleh sebab itu, penggunaan money detector sangat disarankan.
4. Kesalahan Input Metode Pembayaran
Di era digital, metode pembayaran semakin beragam. Kesalahan memasukkan transaksi QRIS sebagai tunai, misalnya, akan menyebabkan ketidaksesuaian antara sistem dan uang fisik. Karena itu, kasir harus sangat teliti dalam memilih metode pembayaran.
5. Tidak Melakukan Penyesuaian Selisih
Selisih bisa berupa minus atau plus. Keduanya sama-sama tidak boleh diabaikan. Selisih minus menandakan adanya kekurangan uang, sementara selisih plus menunjukkan kesalahan pencatatan. Keduanya harus dicari penyebabnya agar tidak menjadi masalah berulang.
6. Kurangnya Pelatihan Kasir
Tanpa pelatihan yang cukup, kasir akan lebih rentan melakukan kesalahan. Mulai dari salah input, salah hitung, hingga tidak paham prosedur tutup kas. Oleh karena itu, pemilik usaha perlu menyediakan pedoman dan training secara rutin.
Baca Juga: “Software Kasir Terbaik untuk Memajukan Bisnis Kamu, Pilih iSeller!“
Kesimpulan
Laporan tutup kasir bukan hanya rutinitas harian, melainkan pondasi penting dalam pengelolaan keuangan bisnis. Dengan laporan yang rapi dan akurat, pemilik usaha bisa mengontrol arus kas, mendeteksi masalah sejak dini, serta mengambil keputusan bisnis dengan lebih percaya diri.
Melalui langkah-langkah yang tepat, mulai dari menutup transaksi, mencocokkan data, menghitung uang, hingga menyimpan laporan, proses tutup kasir dapat berjalan lebih cepat, aman, dan minim kesalahan. Sebaliknya, jika prosedur ini diabaikan, risiko selisih, kebocoran kas, dan kerugian bisnis akan semakin besar.
Kabar baiknya, saat ini laporan tutup kasir tidak harus dilakukan secara manual. Dengan sistem POS seperti iSeller, proses tutup kasir bisa dilakukan lebih mudah dan terstruktur. Data transaksi tercatat otomatis, laporan harian dapat diakses real-time, dan rekonsiliasi metode pembayaran menjadi jauh lebih praktis. Dengan begitu, Anda tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga meningkatkan akurasi dan kontrol bisnis.
Yuk, COBA GRATIS kelola laporan tutup kasir lebih rapi dan efisien bersama iSeller!