Mengetahui cara membuat purchase order adalah hal yang penting bagi seorang pemilik bisnis. Purchase order, atau pesanan pembelian, merupakan salah satu komponen yang bisa dibilang cukup penting dalam sebuah bisnis. Pesanan pembelian ini nantinya dapat digunakan sebagai bukti pembelian yang dikeluarkan oleh penjual kepada konsumen.
Lantas, bagaimana cara membuat purchase order? Yuk simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Pengertian Purchase Order
Purchase order (purchase order) adalah catatan dokumen dalam bisnis yang berisi permintaan akan kebutuhan stok untuk dikirim dari pembeli ke pemasok (penjual). Dari jenis barang, jumlah, harga dan jumlah purchase order sendiri semua akan terlihat pada isi dokumen purchase order.
Di dalam purchase order tersebut ada pesanan khusus yang akan dikirim, sehingga akan lebih banyak detail pesanan yang tertera di dalamnya. Hal ini akan membuat kegiatan pemesanan menjadi lebih efektif.
Seringkali penjual pesanan pembelian menggunakan kontrak yang mengikat secara hukum. Hal ini dilakukan bukan tanpa tujuan, penjual dan pembeli ingin menghindari risiko yang lebih besar yang terlibat dalam transaksi.
Baca juga: Tips Bisnis Pemula yang Wajib Diketahui
Fungsi Purchase Order
Setiap dokumen yang dibuat oleh suatu perusahaan untuk berbagai keperluan tentunya memiliki manfaat tersendiri. Seperti halnya purchase order, tentunya ada beberapa keuntungan menggunakan sistem purchase order ini.
Berikut ini adalah beberapa fungsi dan manfaat yang bisa kamu dapatkan sebagai pemilik bisnis dari sistem purchase order:
Mencegah Penipuan dalam Bisnis
Pesanan pembelian adalah bagian penting dari transaksi bisnis yang dapat membantu kita menghindari penipuan. Dengan melihat detail barang, harga, dan jumlah yang akan dibeli, setiap orang dapat mengetahui informasi yang tepat dari transaksi ini dan menciptakan transparansi antara kedua belah pihak.
Menentukan Harga
Karena pesanan pembelian merupakan bagian penting dari transaksi, ada fungsi lain yang juga harus kamu ketahui, penetapan harga. Saat pembeli mengirimkan purchase order kepada penjual, penjual dapat mengecek ketersediaan barang dan menentukan total harga dari transaksi yang ada. Dengan begitu, baik penjual maupun pembeli memahami harga.
Mengamankan Ketersediaan Barang
Banyak kebutuhan perusahaan yang cepat habis di pasaran. Apalagi jika barang yang diinginkan langka atau sulit ditemukan. Sedangkan permintaan barang tersebut sangat tinggi. Dalam hal ini purchase order merupakan sistem yang akan mengamankan keamanan ketersediaan barang yang akan dibeli. Di mana penjual akan melakukan pemesanan sesuai dengan barang yang dibutuhkan oleh pembeli.
Cara Membuat Purchase Order
Dalam penggunaannya, pesanan pembelian baru akan dikirim ketika pemilik toko ingin membeli bahan baku dari pemasok. Format alur pembuatannya kurang lebih seperti ini:
1. Pemilik Toko Mencatat Barang Habis
Saat ingin membuat purchase order, pemilik toko biasanya akan mencatat produk yang out of stock. Setelah itu, mereka akan memberi tahu pemasok untuk menyediakan barang yang diinginkan.
Saat itu terjadi, pemilik toko akan menyebutkan barang dan jumlah stok yang dibutuhkan. Setelah semuanya selesai, barulah mereka membuat pesanan pembelian.
Pada tahap ini, pesanan pembelian langsung diberikan kepada pemasok.
2. Supplier Memeriksa Purchase Order dari Pihak Pemilik Toko
Jika purchase order sudah dibuat maka supplier akan langsung melakukan pemeriksaan.
Mereka akan melihat dokumen sambil melihat inventaris mereka di gudang. Fungsinya untuk melihat apakah pasokan mereka cukup untuk memenuhi permintaan pemilik toko.
Jika semuanya terasa baik-baik saja, maka pemasok akan segera menyetujui pesanan pembelian.
3. Pembuatan Faktur
Jika purchase order sudah disetujui berarti semua barang sudah ready. Selain itu, persetujuan purchase order juga menunjukkan jika kedua belah pihak telah menyepakati jumlah barang dan harga tertulis.
Jadi, supplier akan segera membuat invoice dan mengirimkannya ke pemilik toko.
Setelah itu, pemilik toko akan melakukan pembayaran agar barang bisa diantar. Jika invoice sudah dibuat, maka purchase order tidak lagi dijadikan dokumen karena ‘tugas’ sudah selesai.
Terakhir, barang akan langsung dikirim.
Dokumen pesanan pembelian dapat dibuat secara manual, menggunakan kertas. Ini jarang dilakukan tetapi jika kamu melakukannya secara manual, beberapa poin ini harus ada di dalamnya:
- Header: Siapkan rincian nama perusahaan, bersama dengan alamat jalan dan nomor telepon. Cobalah untuk membuatnya selengkap mungkin.
- Ship to: Diisi dengan nama lengkap perusahaan/toko penerima. Isi detail lainnya, seperti nomor telepon dan alamat.
- Order: Diisi dengan nama, jenis, jumlah dan harga produk yang dikirim ke penerima.
- Summary: Jumlah total harga semua produk, bersama dengan detail seperti pajak, diskon, dll.
Selain itu, perhatikan juga beberapa tips di bawah ini untuk mengurangi kesalahan saat membuat pesanan pembelian secara manual:
- Cantumkan dengan jelas identitas perusahaan kamu.
- Masukkan semua persyaratan termasuk nama barang, merek barang, jumlah yang diinginkan, dan informasi lain yang dianggap perlu. Untuk mempermudah, buatlah tabel.
- Cantumkan siapa pemasok atau penjualnya untuk kemudian menjadi target pesanan pembelian.
- Cantumkan nomor pesanan pembelian agar lebih mudah dilacak jika terjadi masalah di kemudian hari.
- Cantumkan waktu pembuatan pesanan pembelian.
- Bila ada, harap sertakan syarat dan ketentuan yang berlaku.
Demikian penjelasan mengenai purchase order yang dapat kami sampaikan. Jika kamu ingin meningkatkan bisnis yang sedang dijalankan ke level selanjutnya, kamu bisa coba menggunakan omnichannel platform dari iSeller, sehingga penjualanmu bisa lebih efisien dan kamu bisa fokus untuk memikirkan strategi bisnismu ke depannya.
Baca juga: Cara Menghitung Penjualan Bersih Dengan Mudah
Fitur dari iSeller telah terintegrasi ke dalam satu sistem omnichannel yang memungkinkan kamu untuk memiliki bisnis di saluran penjualan yang berbeda, tetapi kamu dapat mengelola semuanya sekaligus melalui satu web-admin iSeller. Semoga artikel mengenai cara membuat purchase order ini dapat membantu bisnis kamu, ya!