Dalam menjalankan bisnis, setiap perusahaan akan selalu berhubungan dengan konsumen atau customer. Tentunya, hal tersebut dapat berlangsung baik dengan bantuan dari tim Customer Service.
Ternyata, menjadi Customer Service bukanlah hal yang mudah karena pekerjaan ini bukan hanya sekadar duduk mendengarkan pelanggan, namun juga harus dapat memberikan solusi. Meskipun sulit, tapi hal ini dapat dipelajari dan dilatih kok!
Salah satu kuncinya adalah memiliki tekad untuk selalu belajar dan mengasah kemampuan. Maka lambat laun akan terbentuk sikap dan pola pikir yang mendukung pekerjaan tersebut.
Kenalan dengan Peran dan Tugas Customer Service, Yuk!
Banyak orang yang menganggap kalau Customer Service alias CS memiliki peran serta tugas yang sepele. Padahal nyatanya saat berhadapan dengan para pelanggan, CS perlu menjalankan beberapa tugas dan peran sekaligus, termasuk di antaranya adalah:
- Public Relation. Dalam menjalankan tugasnya, CS perlu menjaga citra perusahaan dan memastikan agar pelanggan puas dengan pelayanannya. Tugas dan peran ini menjadi bagian yang tidak bisa dilepaskan dari tanggung jawab bagian public relation. Pelayanan ramah dari seorang CS akan memberi kemudahan bagi divisi public relation dalam menjaga hubungan baik dengan para pelanggan. Jadi, CS yang baik akan melakukan berbagai upaya agar relasi dengan pihak eksternal, seperti pelanggan maupun klien, terjaga dengan baik.
- Sales. Tugas dan peran CS selanjutnya adalah sebagai media penjualan. Beberapa perusahaan memang menerapkan kebijakan seperti ini, karena bagian CS mempunyai tanggung jawab melakukan interaksi secara langsung dengan konsumen. CS juga bisa memanfaatkan momen tersebut untuk mendorong angka penjualan produk perusahaan.
- Entry Data. Ada banyak data yang bisa didapatkan dari CS, meliputi data pesanan, keluhan pelanggan, dan lainnya. CS perlu melakukan pencatatan berbagai data dengan cepat dan ringkas, mengingat data-data itu memiliki fungsi penting dalam peningkatan pelayanan kepada pelanggan.
- Customer Support. CS tidak hanya memiliki tanggung jawab untuk menjawab setiap pertanyaan serta komplain dari pelanggan, namun di waktu yang sama CS juga punya peran untuk menyelesaikan permasalahan yang tengah dihadapi oleh konsumen. Kemudian, CS juga perlu melakukan inisiatif untuk memberikan bantuan kepada konsumen..
Nah, sampai di sini kamu jadi tahu kan kalau seorang Customer Service memiliki tanggung jawab yang sangat penting dalam perusahaan? Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan seleksi yang ketat dalam proses pencarian tenaga CS, sehingga para CS tersebut dapat menjalankan peran dan tugas yang mereka jalani secara optimal.
Baca juga: Etika Dalam Bisnis yang Harus Kamu Tau!
Skill yang Wajib Dikuasai oleh Customer Service
Kemampuan atau skill apa saja yang harus dimiliki oleh Customer Service? Cek daftar selengkapnya di bawah ini!
- Sabar, Telaten, dan Tenang. Sikap yang sabar, telaten, dan tenang akan sangat membantu CS dalam meredam kemarahan atau kekesalannya saat menghadapi konsumen.
- Kemampuan Berkomunikasi. CS harus bisa berkomunikasi dengan sederhana namun jelas bagi konsumen.
- Perhatian pada Pelanggan. Perhatian yang dimaksud adalah sikap antusias dan semangat dalam melayani pelanggan dengan kemampuan dan sikap yang baik.
- Kerja Keras dan Bertanggung Jawab. CS harus memiliki sifat pekerja keras, pantang menyerah, dan bertanggung jawab atas pekerjaan atau tugas yang diberikan.
- Fokus dan Berorientasi pada Tujuan. Nyatanya, tidak semua pelanggan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan. Penyebabnya mungkin saja karena tujuannya hanya sekadar melayani tanpa mengukur berapa besar kesuksesan dari pelayanan tersebut. Jadi, CS harus menyesuaikan dengan pelayanannya dan tetap fokus pada tujuan yang telah ditetapkan.
- Product Knowledge. Memiliki kemampuan product knowledge akan membantu CS dalam memahami dan menjelaskan kepada pelanggan.
- Profesional. CS harus bekerja sesuai dengan SOP atau prosedur yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
- Time Management. CS harus mampu memanajemen waktu dengan baik serta memberikan solusi atas keluhan dan masalah yang dihadapi pelanggan.
- Kemampuan Memengaruhi. Mempengaruhi dalam hal ini adalah memberikan penjelasan atau informasi yang membuat pelanggan tergerak melakukan pembelian atau target yang ditentukan perusahaan.
- Memahami Segala Bentuk Transaksi. CS harus paham apa saja jenis transaksi yang digunakan dalam kegiatan perusahaan sesuai dengan regulasi yang ada.
- Kemauan untuk Terus Belajar. CS harus terus belajar dan berlatih dalam memberikan pelayanan yang prima.
- Closing Ability. CS bukan hanya memiliki tugas dalam melayani keluhan pelanggan, namun juga bertugas untuk melakukan closing. Pada saat banyak pelanggan yang bertanya akan produk yang disediakan, maka tugas selanjutnya adalah memastikan bahwa mereka akan membelinya. Skill ini perlu diasah dan dilatih setiap harinya agar semakin baik dan memberikan dampak positif bagi perusahaan.
Baca juga: Seberapa Pentingnya Punya Website Untuk Bisnis?
Customer Service Andal, Bekali dengan Software Kasir Terbaik!
Kenalan dengan iSeller, yuk! iSeller terdiri dari fitur-fitur kasir digital yang lengkap dan canggih, sehingga telah dipilih oleh banyak bisnis sukses di luar sana. Kini, kamu pun bisa mengandalkan iSeller untuk mengelola toko di marketplace secara lebih efisien hanya dalam satu layar. Fitur iSeller chat yang ada di dalamnya akan berperan sebagai Customer Service profesional karena mampu menjawab setiap pesan pelanggan dari berbagai marketplace hanya melalui satu dashboard iSeller. Sangat menarik, bukan?
Masih ada banyak fitur menarik yang sayang jika kamu lewatkan. Pelajari lebih lanjut atau langsung COBA GRATIS dengan cara klik di sini!