Petty cash merupakan uang kas kecil atau dana yang digunakan untuk membiayai operasional perusahaan atau kebutuhan lain yang terkait dengan kegiatan perusahaan. Meski terkesan kecil, tapi petty cash tetap harus dicatat di dalam pembukuan perusahaan dan tidak boleh disepelekan.
Petty cash biasanya dikelola oleh seseorang yang ditunjuk oleh perusahaan, yang dikenal dengan sebutan “petty cash custodian” atau “petty cashier“. Orang ini akan bertanggung jawab untuk mengeluarkan uang tunai, mencatat pengeluaran, serta mengajukan laporan pengeluaran kepada manajer keuangan.
Uang kas kecil biasanya akan ditempatkan di dalam kotak kas kecil yang ditempatkan di ruang kantor, mudah diakses oleh karyawan yang membutuhkannya.
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Menggunakan Petty Cash
Dalam penggunaan kas kecil ini, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menghindari kesalahan atau kecurangan. Apa sajakah itu?
- Pertama, menentukan jumlah kas kecil yang wajar untuk perusahaan, di mana jumlah itu harus cukup untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari perusahaan. Tapi tidak terlalu besar sehingga tidak mengganggu arus kas perusahaan.
- Kedua, menetapkan pengeluaran yang diperbolehkan dari kas kecil di mana pengeluaran tersebut harus sesuai dengan kebutuhan sehari-hari perusahaan dan tidak boleh melampaui jumlah kas kecil yang ditetapkan. Jangan lupa tetapkan juga aturan tentang penggunaan kas kecil agar tidak terjadi penyalahgunaan.
- Ketiga, menyimpan bukti transaksi atau tanda terima pengeluaran yang dikeluarkan dari kas kecil. Bukti transaksi ini yang nantinya digunakan sebagai bukti pengeluaran dan akan memudahkan pencatatan keuangan perusahaan. Pastikan untuk selalu mencatat semua pengeluaran secara detail, termasuk tanggal, jumlah, hingga tujuan pengeluaran. Dengan begitu, manajer keuangan bisa melacak pengeluaran kas kecil dengan mudah dan memastikan bahwa tidak ada kecurangan atau kesalahan dalam penggunaan uang tunai.
Tujuan dan Manfaat Menyiapkan Petty Cash
Ada beberapa manfaat dari petty cash yang perlu diketahui, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Petty cash sebagai dana darurat perusahaan.
- Dengan adanya pembukuan yang terpisah untuk kas kecil, maka akuntan lebih mudah dalam memisahkan jenis pembukuan perusahaan. Selain mencatat semua pengeluaran dalam pembukuan perusahaan, akuntan juga akan menganalisis semua data yang didapatkan. Kemudian dari sinilah akan terlihat manfaat dari petty cash. Sistem analisis juga akan jadi lebih mudah berkat penyatuan data-data dari setiap bidang di dalam perusahaan.
- Petty cash sebagai pencegahan terjadinya alokasi pembayaran. Jika transaksi yang dilakukan bernilai kecil, maka bisa dicatat di pembukuan kas kecil. Sedangkan untuk transaksi yang dilakukan bernilai besar, bisa dicatat di pembukuan kas besar. Dengan begitu, tidak akan terjadi alokasi pembayaran di tempat yang salah dan catatan pengeluaran pun lebih tertata.
Baca juga: 5 Mitos Cara Mencapai Financial Freedom, Gimana Faktanya?
Metode Mengelola Petty Cash dalam Bisnis
Setidaknya, ada dua metode yang bisa digunakan untuk mengelola petty cash dalam bisnis atau perusahaan, yaitu:
1. Fluctuating Fund System (Metode Berubah)
Metode berubah dalam pengelolaan petty cash merupakan sebuah sistem yang digunakan dengan menetapkan jumlah petty cash sesuai dengan kebutuhan bisnis yang bisa terus berubah dari waktu ke waktu.
Metode ini biasanya dipakai oleh para pelaku usaha yang baru memulai bisnis dan masih belum memiliki tolok ukur yang stabil dalam operasional bisnisnya. Dalam fluctuating fund system ini, para pelaku usaha dapat menentukan untuk menyiapkan pos pengeluaran dengan nominal tertentu yang dapat digunakan sebagai petty cash dalam bulan tersebut. Pda bulan berikutnya, mereka bisa mempertimbangkan situasi dan kondisi bisnis yang dihadapi, dan kemudian menambahkan atau mengurangi nominal petty cash yang ditetapkan untuk bulan sebelumnya.
2. Imprest Fund System (Metode Tetap)
Berkebalikan dengan fluctuating fund system, metode pengelolaan petty cash ini mengharuskan pelaku usaha untuk menentukan jumlah yang sama di setiap bulannya. Metode ini biasanya dipakai oleh bisnis yang sudah stabil, sehingga setiap pos pengeluaran dapat diproyeksikan dengan tetap dari waktu ke waktu sekalipun dalam situasi maupun kondisi bisnis yang berbeda.
Dalam imprest fund system, petty cash akan dicatat secara terperinci dalam laporan kas kecil. Hanya saja, karena jumlahnya selalu tetap setiap bulan, maka saldo kas kecil yang dicatat harus selalu sama jumlahnya baik di awal maupun akhir periode.
Dengan menjalankan metode ini, para pelaku usaha bisa lebih pasti dalam mengatur pos-pos pengeluarannya karena setiap nominal yang ditetapkan untuk petty cash sudah tetap dan tidak berubah-ubah. Meski demikian, imprest fund system tidak dapat dilakukan dengan baik jika pelaku usaha tidak mempertimbangkan berbagai aspek saat menetapkan nominal pos pengeluaran yang perlu disiapkan.
Baca juga: Kenapa Dana Darurat Penting? Kuasai 7 Tips Menyiapkannya!
Menjalankan sebuah bisnis memang tidak mudah, karena kamu dituntut untuk mampu mengelolanya dengan sebaik mungkin. Kamu bisa mengandalkan iSeller untuk berjualan secara online dan offline secara lebih mudah dan praktis.
iSeller punya fitur-fitur yang lengkap dan canggih, mulai dari inventaris, marketing dan promosi, hingga channel penjualan yang beragam. Lebih dari sekadar platform dengan fitur lengkap, iSeller akan selalu ada untuk membantu kamu menjalankan bisnis hingga meraih keuntungan yang maksimal. Yuk, registrasi sekarang!